A iniciativa para propor a criação de documentos do SGQ compete a qualquer Colaborador que sinta haver necessidade de melhor a regulamentação do processo pelo qual é responsável.

Ao Gestor da Qualidade compete a Validação da proposta apresentada, isto é, a detecção e correcção de inconformidades à Norma e de eventuais incongruências com outros documentos, a sua numeração, distribuição e arquivo oficial.

O Vice-Presidente responsável pela Qualidade é o aprovador do documento.